+7 (499) 397-85-35
[email protected]
г.Москва Мажоров переулок д.7А первый подъезд

Личный кабинет

Вход Регистрация

Услуги


Читать все новости

Первичный документ. Очередной диапазон открытий или «хорошо забытое старое»?

«Того, кто не задумывается о далеких трудностях,
непременно поджидают близкие неприятности»
Конфуций

Необходимые и дополнительные сведения и формы. Деятельность любой организации  направлена на достижение основной цели ее создания: получение и использование прибыли с наибольшей эффективностью. Как следствие, благодаря выполнению поставленной задачи успешно развиваются планируемые производственные направления, благоприятно складываются условия для работы коллектива, но …при этом, каждый факт финансово-хозяйственной деятельности должен быть отражен документально. Для этого, в первую очередь,  и применяются первичные документы. Об этом говорится  в части 1 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Выполнение требований нормативного законодательства и особенности составления «первички» оказывают значительное  влияние на величину уплаты налогов: неверно составленный документ влечет за собой отрицательные последствия при проверке контролирующими ведомствами. Обо всех необходимых сведениях в первичном документе сказано в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

По желанию налогоплательщика в первичные документы можно внести и дополнительные данные, закон о бухгалтерском учете не устанавливает каких-либо ограничений (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Такие данные могут быть связаны со спецификой характера производства, управленческими условиями, приемами технологической обработки учетной информации и т.д.

Возможно также объединение нескольких форм для полного отражения той или иной операции.  Так  приложением  № 1 к письму ФНС России от 21 октяб­ря 2013 г. № ММВ-20-3/[email protected] была  предложена  рекомендательная форма универсального передаточного документа (результат объединения счета-фактуры и ранее обязательных для применения документов по передаче материальных ценностей). При  правильном оформлении, эту форму  можно использовать  для  права  вычета по налогу на добавленную стоимость и подтверждения произведенных затрат. Названную форму организация может разработать и сама при условии соблюдения требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 Налогового кодекса РФ.

При появившихся лояльных условиях составления первичных документов, сохранилась обязательность унифицированных форм. Например, такие документы, которые установлены и регулируются нормативными актами, утвержденными уполномоченными органами на основании законодательства (в т.ч. приходные и расходные кассовые ордера, кассовые книги, расчетно-платежные и платежные ведомости, перевозочные документы и т.д.).

Отдельно надо отметить, что большие споры о том, должна ли сохраниться в «унифицированном» виде самая известная накладная  ТОРГ-12. Можно убедительно заявить — этот первичный документ перестал быть обязательным. Его можно применять в прежнем виде, но только на добровольной основе. Предположительно, большинство,  оставит всё как есть, утвердив ТОРГ-12 в качестве своего первичного учетного документа.

Утверждение форм. В своих сообщениях финансовое ведомство отмечает, что руководитель не только обязан  утверждать  формы, но и определять  состав первичных документов, а также перечень лиц, имеющих право их подписывать (информация № ПЗ-10/2012). Все принимаемые для работы первичные документы необходимо включить в учетную политику  организации в качестве ее приложения с приведением их образцов и рекомендациями  по заполнению. Необходимо  также  утвердить круг лиц, которым доверено право подписи первичных документов. График документооборота также является важным элементом в работе с первичными документами.

Исправление ошибок. Важно обратить внимание на следующую особенность. В  новом  Законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ нет запрета на внесение исправлений в кассовые и банковские документы, но это не означает, что с 1 января 2013 г. такие исправления разрешены. В Законе № 402-ФЗ  (ч.7 ст.9) предусмотрена  оговорка «если  иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета».  Одновременно, согласно п. 2.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) и п. 2.4 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П), внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Важно учесть также, что  исправления в других документах должны содержать, кроме даты исправления и подписей лиц, заверяющих изначально эти документы, фамилии и инициалы этих лиц, либо иные реквизиты, необходимые для их идентификации.

Новеллы при оформлении. Появившаяся с принятием Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 «вольность» позволила расширить нормативные возможности при составлении первичных документов, что позволяет финансовым службам проще решать часть оформительских задач, например:

  • Теперь в первичном документе достаточно указать одно из двух: либо стоимость, либо количество. По новым правилам оформления в первичном документе не обязательно указывать денежную стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (п.п.5 п.2 ст.9 Федерального закона № 402-ФЗ).
  • Для каждого контрагента можно утвердить «свою первичку». Закон о бухгалтерском учете не запрещает применять несколько разных форм для одной и той же операции и для разных клиентов, в зависимости от необходимых подтверждающих данных проведенной операции и с учетом специфики деятельности партнера по бизнесу.
  • Собственные формы можно разработать для любого количества кадровых документов. Роструд подтвердил это своим письмом от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
  • Печать не входит в число тех реквизитов, которые непременно должны быть в каждом первичном документе (п. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).
  • Новый перечень обязательных реквизитов не обязательно применять и к первичным документам  и  к бланкам строгой отчетности. Стоит принять на заметку: для БСО действует особый перечень обязательных реквизитов. Он указан в п.3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
  • Обмениваться первичными документами  в электронном виде можно теперь не только  по форматам, утвержденным ФНС России. Новый закон позволяет делать это как с помощью  бумажных, так  и электронных первичных документов. То есть обмен с контрагентами можно проводить «виртуальными бумагами» в свободном формате.
  • С 2013 года первичные документы можно без препятствий составлять в иностранной валюте или в у.е. Если сумма по договору выражена в иностранной валюте или у.е., но расчеты ведутся в рублях, составлять первичный документ нужно в рублях. Это подтверждают и ведущие ведомства, ссылаясь на закон о бухучете (п.2 ст.12 Федерального закона  № 402-ФЗ).

Судебная практика. О том, насколько важно правильно оформлять первичные документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, знает каждый финансовый работник организации. Но, к сожалению, не всегда этому вопросу уделяется должное внимание. Примером могут служить материалы судебных органов не в пользу налогоплательщиков. Изучив некоторую часть  вынесенных решений арбитров, финансовые службы налогоплательщика, перед заключением очередного контракта или оформлением  финансово-хозяйственной операции, должны учитывать выводы судебной аналитики. Некоторые арбитражные решения  будут рассмотрены в статье.

Федеральный Арбитражный суд Западно — Сибирского округа (Постановление от 26.12.2013 по делу № А27-2427/2013). Для проявления должной осмотрительности,  организации недостаточно истребовать копии  учредительных документов  у контрагента.  Это действия необходимые, но не достаточные для доказательства должной осмотрительности и осторожности в судебных разбирательствах. Такой факт,  например, как недействительные подписи в первичных документах, означает  недостоверность сведений, изложенных в первичных документах   и, как следствие, их недействительность;  искажает отчетность, порождает неверную уплату налогов или невозможность возместить их,  иное.

Споры в суде показывают, в какой степени надо убедительно приводить доводы в обоснование выбора контрагента в проводимой сделке. Подготовительная работа должна включать в себя анализ ряда характерных признаков реального партнера: какова деловая репутация у юридического лица, его подтвержденное местонахождение, материальные и  кадровые ресурсы, доказательность  полномочий лиц, выступающих от имени руководителей при подписании документов и другое. Не проделав эту работу, организация несет риск негативных последствий своего бездействия. Аналогичный пример: Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2013 г. по делу N А46-5162/2013.

Постановление ФАС Западно — Сибирского округа от 24 декабря 2013 г. по делу N А03-17831/2012. Перечень  причин, по которым судебная коллегия пришла  к выводу о недостоверности информации, содержащейся в представленных Обществом первичных документах, в своей совокупности не подтверждающих факт осуществления реальных хозяйственных операций (сделок) налогоплательщика. Деятельность организации признана не соответствующей законодательным требованиям по следующим причинам: подписание документов неустановленными лицами, отсутствие документов, а также неполнота, противоречивость представленных первичных документов, формальность составления документов по сделкам и другое.

Постановление ФАС Дальневосточного округа от 08.05.2008 N Ф03-А59/08-2/1401 по делу N А59-418/2007-С13. Суд указал, что расходы не могут считаться документально подтвержденными, если у налогоплательщика нет первичных документов. Договор, счета-фактуры, платежные поручения не являются бухгалтерскими документами, подтверждающими совершение хозяйственной операции.


В виде справочной информации (электронный вариант):

1) Письмо ФНС России от 06.02.2014 N ГД-4-3/[email protected]

Первичные учетные документы в электронном виде могут подтверждать доходы и расходы в целях налогообложения, если информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, который подписан собственноручной подписью.

2) Письмо Минфина РФ от 23.01.2013 № 03-03-06/1/24

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной цифровой подписью, равнозначен документу на бумаге.

Первичные документы являются важной составляющей успешной деятельности организации и тот, кто уделяет этому вопросу должное внимание, не раз, в процессе любой проверки, увидит подтверждение сказанному. Слова Конфуция в начале публикуемой статьи помогут нацелить финансовые службы  на четкое исполнение требований нормативного законодательства по оформлению первичных документов в деятельности организации.  

Заказать звонок



Контрольный вопрос:

Срочная консультация
Стоимость одной письменной
консультации – 7000-10000 рублей.

Стоимость одной устной
консультации – 3000-5000 рублей.





Контрольный вопрос: