Таблица 1 (для коммерческих организаций на общепринятой системе налогообложения)
№ п/п | Содержание операции | Основание | Примечание |
---|---|---|---|
Раздел 1. Оформление командировочных расходов | |||
1 |
Работодатель обязан выписать командировочное удостоверение (КУ)
|
п.7 Положения (1)
|
1) Возместить сотруднику расходы на командировку можно в любом размере. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 г. № 14-2-291.
|
2 |
Заполнение документа (Т-10) (2)
|
Письмо Минтруда России от 14.02.13 № 14-2-291
|
1) Разрешается в КУ в строке «другие места назначения» добавление второго, третьего мест и т.д. 2)оформление КУ является обязательным только в отношении российских командировок (п.15 Положения) |
3 |
Отметки в бланке КУ (3): 1) Проставлены 2) Не проставлены (внеплановое место) |
Письмо Минфина России от 16.08.11 № 03-03-06/3/7
|
1) Основание для списания расходов в налоговом учете имеется — при наличии документов по перечню (4). 2) Налоговый учет — ст.252 НК РФ. |
4 |
Табель учета рабочего времени (Т-12, Т-13) Обозначения: 1) рабочие дни – код «К» или «06» (количество часов не проставляется) 2) работник работал в выходной день — код «РВ» или «03». Проставляется согласованное с работодателем количество отработанных часов. |
1)Минтруд напомнил, как отражать дни командировки в табеле учета: Письмо Минтруда России от 14.02.2013 г. № 14-2-291 2) Оплата в выходные и праздничные дни (в командировке) производится в соответствии со ст.153 НК РФ 3) Работа в выходные и праздничные дни по собственной инициативе работника работодателем не оплачивается |
|
5 |
Перечень командировочных расходов в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не является закрытым, поэтому, если в ходе служебной поездки у работника возникают дополнительные расходы, осуществленные с разрешения, или ведома работодателя, то они также могут относиться к командировочным |
ст. 168 ТК РФ
|
|
6 |
В командировку могут быть направлены только те работники, которые состоят с работодателем в трудовых отношениях. Не отправляются работники, принятые по гражданско-правовому договору. Некоторые категории сотрудников могут быть командированы только с их письменного согласия (перечень — ст. 259 ТК РФ).
|
п. 2 Положения № 749
|
|
7 |
Датой признания командировочных расходов является день принятия авансового отчета. Применить вычет по командировочным расходам налогоплательщик может не ранее того налогового периода, в котором авансовый отчет будет принят бухгалтерией к учету. То есть, вычет возможен только в том периоде, когда работник вернется из командировки и сдаст авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами.
|
Письмо Минфина России от 14.01.13 № 03-04-06/4-5, Письмо Минфина России от 16 февраля 2011 г. N 03-11-06/2/21 |
Если же действия организации по учету были все-таки неправильными и затраты (вопреки всему) учтены не верно, то необходимо при исправлении финансово-хозяйственной операции подать организацией уточненную декларацию (с учетом особенностей нормативного законодательства) — ст. 252, 264 НК РФ.
|
8 |
Условия компенсации работнику командировочных расходов должны быть предусмотрены в локальных актах организации
|
ст.15 Трудового кодекса РФ
|
|
Раздел 2. Величина командировочных расходов | |||
Ограничений размера нет. Не нормируются в целях налогообложения прибыли. Размер устанавливается локальными актами организации, в т.ч. коллективным договором, положением о командировках, соглашениями и др.
|
ст.168 Трудового кодекса РФ
|
||
I |
Проживание |
||
Ограничений размера нет |
|||
II |
Проезд |
||
Ограничений размера нет
|
Чтобы учесть расходы на такси в целях налогообложения, учреждение должно иметь кассовый чек или бланк строгой отчетности, подтверждающий оплату стоимости проезда, и квитанцию с указанием маршрута поездки. При безналичной оплате – акты, заявки, копии путевых листов и другие документы, подтверждающие стоимость и маршрут поездки |
||
III |
Суточные Ограничений размера нет, кроме как при исчислении налога НДФЛ |
1) п.10, 11 Положения 2) Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189 3) Письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-6/1/741 4)Письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-6/1/206 5) письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741 |
1) Возможны дифференциации: а) от категорий работников (суточные директора, менеджера) б) от климатических условий мест командирования и т.д. 2) Документальное подтверждение по суточным расходам не требуется 3) Выплачиваются за все командировочные дни, включая дни в пути 4) Суточные работник вправе расходовать по своему усмотрению. Это выплаты, не имеющие целевого назначения 5) Если работник во время командировки болел, то суточные выплачиваются ему в полном размере (п.25 Положения) 6)Замена этой выплаты предоставлением питания законодательством не предусмотрена (т.е. нельзя) |
Расходы в виде суточных подтверждаются лишь командировочным удостоверением |
1)Письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741, 2)Письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206, 3)Письмо ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362. |
Суточные напрямую не связаны с возмещением расходов на питание в командировке. Суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. |
|
IV |
Иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя Ограничений размера нет |
1) Пишется служебная записка с обоснованием иных расходов, утверждается руководителем 2) Должны быть представлены подтверждающие документы с производственной направленностью |
|
Раздел 3. Налогообложение командировочных расходов | |||
А. Налог на прибыль |
|||
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки |
пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ |
||
Организация вправе при определении налоговой базы по налогу на прибыль учесть командировочные расходы, только тогда, когда организацией перед работником погашена вся задолженность по командировочным расходам |
Письмо Минфина России от 17.01.2012 N 03-11-11/4 |
||
I |
Проживание |
||
Командировочные расходы организации учитываются в размере фактических затрат, при наличии их документального подтверждения |
пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178 |
Даже если наем жилья происходит у физических лиц, то расходы учитываются в целях исчисления НОБ — письмо УФНС по г. Москве от 24.05.2012 N 16-15/045924@ |
|
II |
Проезд |
||
Командировочные расходы организации учитываются в размере фактических затрат, при наличии их документального подтверждения.
|
1) Использование электронных билетов разрешается 2) Такси в аэропорт – разрешается в виду отсутствия запрета в Положении (*) 3)Расходы по предварительному заказу билетов. Постельные принадлежности, питание в стоимости билетов – включается в расходы при исчислении НОБ |
||
III |
Суточные |
||
1) Суточные, предусмотренные локальными актами организации, уменьшают налогооблагаемые доходы полностью 2) Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п.25 Положения) |
ст.168 ТК РФ, п. 10 Положения |
Суточные должны выплачиваться независимо от продолжительности командировки. ФАС Поволжского округа 22 января 2013 года рассмотрел в кассационной инстанции дело № А65-27465/2011 об однодневных командировках.
|
|
IV |
Иные расходы |
||
Для оплаты иных расходов, произведенных в командировке, работником пишется служебная записка с разъяснением целесообразности произведенных расходов. Данные расходы учитываются на основании подтверждающих документов |
При использовании электронного билета при авиа-перелетах для подтверждения расходов в целях налогообложения необходимо представление посадочного талона, подтверждающего перелет сотрудника по указанному в электронном авиабилете маршруту |
||
Б. Налог на добавленную стоимость |
|||
Состав командировочных расходов, по которым налогоплательщик может применить вычет, ограничен (проживание, проезд)
|
п. 7 ст. 171 НК РФ
|
1) Применить вычет по НДС можно только по командировочным расходам производственного характера 2) Применить вычет по командировочным расходам можно лишь после их оплаты. В формулировке п. 7 ст. 171 НК РФ речь идет о суммах налога, уплаченного по расходам на командировки 3)Применить вычет по командировочным расходам налогоплательщик может не ранее того налогового периода, в котором авансовый отчет будет принят бухгалтерией к учету. То есть, вычет возможен только в том периоде, когда работник вернется из командировки и сдаст авансовый отчет 4) Основанием для получения вычета по командировочным расходам является либо счет-фактура, либо бланк строгой отчетности, в котором выделена сумма налога |
|
I |
Проживание |
||
Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки: на наем жилого помещения
|
п. 7 ст. 171 НК РФ
|
Бланк строгой отчетности гостиниц по формам N 3-Г больше не используется (с 01.12.2008). НДС можно принять к вычету только в случае, если гостиница выдала командированному сотруднику бланк строгой отчетности, изготовленный типографским способом или с использованием автоматизированных систем, в котором отдельной строкой выделен НДС.
|
|
II |
Проезд |
||
Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки: расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями
|
п. 7 ст. 171 НК РФ
|
1) По расходам на проезд НДС принимается к вычету в полном объеме на основании проездных документов (билетов), в которых сумма налога выделена отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не нужен 2) Если в билетах, подтверждающих стоимость проезда работника из командировки к месту постоянной работы, нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то данные расходы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в полной сумме относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией 3) Если сумма НДС в билете не выделена, то она расчетным путем не определяется и к вычету не принимается. При этом полная стоимость билета включается в расходы при исчислении налога на прибыль. |
|
В. НДФЛ |
|||
I |
Проживание |
||
От обложения НДФЛ освобождаются: все суммы расходов по найму жилого помещения, фактически возмещенные организацией и документально подтвержденные, даже в размерах, превышающих величины, предусмотренные в локальных нормативных актах организации
|
Письмо Минфина РФ от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204 — даже, если сверх предусмотренного размера
|
1) Если нет документального подтверждения расходов по найму жилья в командировке (например, утеря), то: а) Размер возмещения определяется в соответствии с коллективным договором или локальным актом организации. Однако надо учесть, что у организации могут возникнуть проблемы с ревизорами. Можно обосновывать свою позицию, апеллируя к Письму Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19. б) Если принять размер возмещения КР в не облагаемом НДФЛ размере — не более 700 руб. / 2500руб. в сутки, то проблем с проверяющими не будет |
|
II |
Проезд |
||
От обложения НДФЛ освобождаются: все фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок |
При отсутствии первичных документов подотчетные суммы признаются доходом и облагаются НДФЛ. Определение о передаче дела в Президиум ВАС от 24.12.12 № ВАС-14376/12. |
||
III |
Суточные |
||
Установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ: для командировок по России — 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок – 2500 руб.
|
п. 3 ст. 217 НК РФ
|
1)Если суточные работникам выплачиваются в размере, превышающем нормы, закрепленные в п. 3 ст. 217 НК РФ, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ 2)В январе 2013 года Минфин изменил свою давнюю позицию и признал, что НДФЛ со сверхнормативных суточных надо удерживать после утверждения авансового отчета по командировке (письмо от 14.01.13 № 03-04-06/4-5) |
|
IV |
Иные расходы |
||
От обложения НДФЛ освобождаются: сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, на провоз багажа, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту |
Освобождаются от НДФЛ суммы страхового взноса по договору добровольного личного страхования пассажиров на транспорте от несчастных случаев (Письмо Минфина от 17 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-311; Постановление ФАС Московского округа от 24.12.2009 N КА-А40/13953-09) |
||
Г. Страховые взносы |
|||
1)Командировочные расходы не облагаются страховыми взносами (ст.9 Закона № 212-ФЗ, ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ – предусмотрены условия наличия подтверждающих документов) 2)Если подтверждающие документы по командировочным расходам отсутствуют, то работодателю придется произвести начисление сумм страховых взносов по таким возмещенным расходам |
|||
I |
Проживание |
||
Расходы по найму жилого помещения
|
Ст.9 Закона № 212-ФЗ, ст.20.2 Закона 125-ФЗ, |
1)Не облагается страховыми взносами 2)На стоимость проживания командированного работника в гостинице, цена номера в которой включает стоимость завтрака (подтвержденная данными прайс-листа гостиницы), страховые взносы не начисляются (Письмо Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. N 2519-19) |
|
Цена номера гостиницы включает стоимость завтрака. Стоимость проезда (поезд, самолет) включает стоимость питания. Необходимы документы.
|
письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985
|
Не облагаются страховыми взносами
|
|
II |
Проезд |
||
Расходы на проезд до места назначения и обратно
|
Ст.9 Закона № 212-ФЗ, ст.20.2 Закона 125-ФЗ |
Не облагаются страховыми взносами
|
|
III |
Суточные |
||
Страховыми взносами не облагаются в пределах, установленных локальными актами организации (п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ)
|
1)Не облагаются страховыми взносами — в пределах сумм, установленных локальным актом организации 2)Суточные, величина которых не установлена в локальном нормативном акте, подпадают под взносы «на травматизм». Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.12.12 № А27-10625/2012 3)Суточные, выплачиваемые при однодневных командировках, вероятнее всего, будут облагаться взносами (судебная практика не однозначна) |
||
IV |
Иные расходы |
1)Не облагаются страховыми взносами. 2)Расходы работника в командировке по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения, на что обращено внимание в Письме Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. N 2519-19 3)Компенсация расходов работника по оплате услуг за пользование VIP-залом аэропорта: страховые взносы начисляются в общеустановленном порядке |
Обозначения:
КУ — командировочное удостоверение
КР — командировочные расходы
(1) — Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее Положение)
(2) — допускается разработка собственной формы КУ (закон № 402-ФЗ от 06.12.11 о бухучете)
(3) — дата приезда/отъезда, пункт назначения, заверяются подписями должностных лиц и печатью организации
(4) — приказ о командировке, служебное задание, отчет о его выполнении, проездные документы, гостиничные счета. Перечень закрепить внутренним локальным актом организации
(*) — документальным подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112.
Закон № 212-ФЗ — Федеральный закон от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
Закон № 125-ФЗ — Федеральный закон «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
Виды и размеры возмещаемых командировочных расходов, закрепленные коллективным договором или положением о командировках, другими локальными актами организации, по сути являются «внутренними» нормами возмещения командировочных расходов, применяемыми организацией и установленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.