Услуги


Читать все новости

Прием гостей: учет расходов

Первая полоса № 01 (062)

Определение представительских расходов дано в п. 2 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы — расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности и учитываются в составе коммерческих расходов (п. 7 ПБУ 10/99).

В бухгалтерском учете в большинстве случаев расходы, связанные с представительскими расходами, согласно Инструкции по применению Плана счетов отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы», аналитика «Представительские расходы».

Налог на прибыль

Согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных в статье лиц, а также официальных лиц организации налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

НДС

При списании представительских расходов не возникает объекта налогообложения налогом на добавленную стоимость (ст. 146 НК РФ). Сумма НДС, предъявленная поставщиками, принимается к вычету на основании п. 1 ст. 172 НК РФ с учетом положений п. 7 ст. 171 НК РФ, т. е. суммы налога по представительским расходам подлежат вычету в размере, соответствующем норме принятия данных расходов в целях налогообложения прибыли.

В случае, если сумма представительских расходов превышает норму, определенную п. 2 ст. 264 НК РФ, то НДС с превышения не подлежит вычету.

НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло.

При этом в соответствии со ст. 41 Кодекса доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в отношении налога на доходы физических лиц в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса.

Вместе с тем абз. 11 п. 3 ст. 217 Кодекса предусматривает, что от налогообложения освобождаются доходы физических лиц, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, с учетом вышеизложенного, если участие работников и представителей сторонних организаций в проводимых Обществом представительских мероприятиях является обязательным, то это участие связано с исполнением трудовых обязанностей, поэтому доходы, полученные в связи с участием в таких мероприятиях, не подлежат налогообложению.

Аналогичная позиция отражена в Письме Минфина России от 11.12.2012 N 03 0406/4-348.

В связи с этим, в должностных инструкциях сотрудников, которые принимают участие в представительских мероприятиях, должна быть отражена эта обязанность.

Страховые взносы

Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

В силу отсутствия трудовых и гражданско-правовых отношений между организацией и получателем доходов (представителем сторонних организаций) при проведении представительских мероприятий объект обложения страховыми взносами не возникает, и соответственно страховые взносы не начисляются.

Также не подлежат обложению страховыми взносами доходы работников, полученные в рамках таких мероприятий, в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Документальное оформление

Действующим законодательством не определен конкретный перечень первичных документов, подтверждающих проведение представительского мероприятия.

Минфин РФ в письме от 10.04.14 N 03-03-РЗ/16288 указал, что во исполнение пункта 10 разд. IV плана мероприятий («дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 года N 162-р, в части сокращения количества документов, подтверждающих представительские расходы при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, организации могут иметь любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации.

При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичны ми документами.

8 мая 2014 года Минфин и ФНС выпустили совместное письмо N ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов», акцентируя внимание налогоплательщиков на том, что помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона N 402 ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 Кодекса.

По моему мнению, перечень первичных документов, используемый организацией для оформления представительских расходов, необходимо утвердить в учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учетов (он будет одинаковый) и достаточно иметь:

  • приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия с указанием цели мероприятия;
  • отчет о представительских расходах с подтверждающими документами (чеками, накладными и т. д.). Данные документы могут быть приложены к авансовому отчету.

В отчете о представительских расходах, составленном конкретно по проведенным представительским мероприятиям, следует указать:

  • цели проведения представительского мероприятия;
  • дату и место проведения;
  • результат проведенного мероприятия;
  • программу мероприятия;
  • состав приглашенной делегации;
  • участников принимающей стороны;
  • суммы фактически произведенных представительских расходов.

Перечисленные выше документы (приказ и отчет) составляются под конкретное мероприятие.

Покупка авиа- и железнодорожных билетов для членов делегации

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к одному из видов представительских расходов относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Как видно, в пункте прямо предусмотрено транспортное обеспечение и нет никаких ограничений по видам транспорта, доставляющего члена делегации к месту проведения представительского мероприятия и обратно.

В связи с этим, по моему мнению, при обеспечении членов делегации авиа и железнодорожными билетами, их стоимость относится на расходы в налоговом учете при наличии первичных документов (билетов, счетов, счетов-фактур и прочих документов) и при условии наличия информации об этих расходах в программе и отчете представительского мероприятия.

Однако УФНС России по г. Москве придерживается противоположного мнения (Письмо от 06.12.2007 N 2111/116748). По мнению налоговых органов, организация не вправе учитывать в составе представительских расходов расходы на проезд членов делегации в виде стоимости авиа- и железнодорожных билетов.

Причиной данного мнения по всей вероятности является беспокойство налоговых органов, что контрагент учтет данные расходы по статье командировочные расходы.

В связи с этим, я рекомендую составить с контрагентом соглашение о том, что принимающая организация берет на себя оплату соответствующих расходов с указанием маршрута следования.

Таким образом, при отнесении стоимости авиа- и железнодорожных билетов в расходы в налоговом учете возможны споры с налоговыми органами.

Возможные спорные ситуации:

Так как в п. 2 ст. 264 написано: «транспортное обеспечение до места проведения мероприятия и обратно», то в случае, если член делегации отправлялся самолетом из Санкт-Петербурга в Москву на мероприятие, а возвращается, например, в Волгоград (то есть не в тот город, из которого прибыл), то возможны спорные ситуации при отнесении расходов стоимости авиабилета из Москвы в Волгоград.

По моему мнению, стоимость авиабилета возможно отнести на расходы, так как в контексте анализируемого предложения имеется в виду «обратно с представительского мероприятия», но не исключены споры с налоговыми органами.

В связи с этим, я рекомендую составить с контрагентом

соглашение о том, что принимающая организация берет на себя оплату соответствующих расходов с указанием маршрута следования, а так же отражения данной информации в программе, смете и отчете представительского мероприятия.

Использование собственного и (или) арендованного транспорта (бензин, зарплата водителя, амортизация, арендная плата за автомобиль)

При оформлении первичных документов следует уде лить внимание тому, что в случае, если организация арендует автомобиль с экипажем, то для подтверждения расходов, помимо внутренних документов общества (приказ, отчет), в которых данное действие должно быть обязательно поименовано с указанием маршрута, необходимо наличие следующих документов:

  • договор с транспортной компанией;
  • акт оказания услуг с указанием маршрута следования с конкретными адресами;
  • счет-фактура (если транспортная компания занимается деятельностью, облагаемой НДС);
  • лицензия и иные разрешающие документы.

В случае если организация арендует автомобиль без экипажа и (или) использует свой автотранспорт, то для подтверждения расходов, помимо внутренних документов общества (приказ, отчет), в которых данное действие должно быть обязательно поименовано с указанием маршрута, необходимо наличие следующих документов:

  • договор с транспорт ной компанией и акт приема передачи (в случае использования арендованного транс порта);
  • путевой лист с указанием маршрута следования с конкретными адресами.

Соответственно оплата аренды автомобиля, бензин и зарплата водителя за период проведения представительского мероприятия относится к представительским рас ходам.

Возможные спорные ситуации:

Так как в п. 2 ст. 264 НК РФ написано: «транспортное обеспечение до места проведения мероприятия и обрат но», то в случае, если транспортное обеспечение членов делегации осуществляется, например, от места про ведения мероприятия до гостиницы, от гостиницы до места проведения (например на следующий день), то возможны спорные ситуации при от несении расходов, в частности стоимости бензина, аренды, зарплаты и амортизации, израсходованным (потраченным) по данным маршрутам в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

По моему мнению, данные расходы возможно отнести на расходы в налоговом учете, так как в контексте анализируемого предложения имеется в виду «обратно с представительского мероприятия», но не исключены споры с на логовыми органами.

В связи с этим, я рекомендую составить с контрагентом соглашение о том, что принимающая организация берет на себя оплату соответствующих расходов с указанием маршрута следования, а также отражения данной ин формации в программе, смете и отчете представительского мероприятия.

Оплата питания при про ведении представительского мероприятия

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ «к представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обрат но, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не со стоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий».

Так как в приведенной цитате про состав расходов на проведение официального приема, а также на буфетное обслуживание пунктом 2 ст. 264 НК РФ не приведено ограничений мест обеспечения питанием, то организация вправе учесть расходы на обед, ужин, в том числе с употреблением алкоголя в любом месте, в офисе, ресторане, кафе и т. д., при условии отражения данных мероприятий в отчете представительского мероприятия и наличия первичных документов, подтверждающих осуществление питания (чеки, договоры, акты выполненных накладные и т. д.).

В отчете представительского мероприятия целесообразно указать наименование ресторанов, мест их нахождения, стоимость обеда или ужина на одну персону, общую стоимость и т. д.

Такого же мнения придерживается и Минфин России в Письме от 25.03.2010 N 03 03-06/1/176.

При проведении официального обеда или ужина необходимо обязательно обращать внимание на время, которое указано в чеке ККМ. Оно должно соответствовать времени, указанному в программе и отчете мероприятия.

При оформлении документов на проведение официальных обедов и ужинов, необходимо обратить внимание на наличие в чеке ККМ информации о наименовании блюд, их количестве и стоимости.

По возможности целесообразно заключить договор с рестораном.

В случае, если мероприятие проходит в офисе с буфетным обслуживанием, то в отчете о проведении представительского мероприятия целесообразно указать номера чеков и/или накладных, на основании которых была про изведена закупка продуктов питания. По моему мнению, при их закупке целесообразно составить приходный ордер, а после завершения мероприятия составить акт списания продуктов питания.

Целесообразно покупать продукты питания в больших супермаркетах, которые выдают товарную накладную и счет-фактуру или в чеках ККМ указывают подробный перечень продуктов.

Услуги переводчика, не состоящего в штате

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ «к представительским расходам относятся расходы на проведение официально го приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение до ставки этих лиц к месту про ведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий».

Расходы по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, т. е. являются представительскими расходами организации, при условии отражения данных услуг в программе, смете и отчете представительского мероприятия. Дополнительно необходимо заключить с переводчиком договор на оказание услуг с подробным описанием места и времени проведения мероприятия и его обязанностями. После оказания услуг необходимо составить акт оказанных услуг.

Оплата проживания членов делегации

По мнению налоговых органов, организация не вправе учесть в составе представительских расходов расходы на проживание членов делегации.

Такой вывод содержится в Письме УФНС России по г. Москве от 6 декабря 2007 года N 21-11/116748, в Письмах Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 N 03-03 06/1/235 и в других. Контролеры считают, что перечисленные расходы с точки зрения гл. 25 НК РФ представляют собой командировочные расходы приглашенного участника встречи.

Однако часто суды встают на сторону налогоплательщика и принимают стоимость проживания в представительских расходах (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2008 по делу N А56-33426/2007)

По моему мнению, данные расходы возможно отнести на расходы в налоговом учете, так как перечень представительских расходов не является закрытым (Постановление ФАС СЗО N Ф04-9370/2006 от 01.03.07), при условии наличия данной информации в программе, смете и отчете представительского мероприятия и при наличии первичных документов, подтверждающих оплату проживания (договор, акт, счет-фактура), но не исключены споры с на логовыми органами.

В связи с этим, я рекомендую составить с контрагентом соглашение о том, что принимающая организация берет на себя оплату соответствующих расходов с указанием наименования гостиницы, места ее нахождения, периода проживания, фамилий представителей.

Машкова Светлана Александровна

Директор департамента консалтинга, практикующий аудитор ООО «Финаудитсервис» (Москва)

Заказать звонок



Контрольный вопрос:

Срочная консультация
Стоимость одной письменной
консультации – 7000-10000 рублей.

Стоимость одной устной
консультации – 3000-5000 рублей.





Контрольный вопрос: