+7 (499) 397-85-35
[email protected]
г.Москва Мажоров переулок д.7А первый подъезд

Личный кабинет

Вход Регистрация

Услуги


Читать все новости

Представительские расходы – правовые нормы или общие правила?

Представительские расходы – тема, которая всегда считалась непростой при проверках налогоплательщиков налоговыми органами. Основной задачей, которая позволит избежать претензий контролирующих ведомств, является правильное оформление «первички». А вот как выглядит этот пакет,  ни Налоговый кодекс, ни иной законодательный акт такой же значимости, не указывают.  В последнее время  «строгость» к созданию оправдательных документов для такого вида расходов несколько уменьшилась, и появилась дополнительная помощь в виде ряда разъяснительных писем ведущих ведомств, что, конечно,  является положительным фактором для налогоплательщиков. Подтверждением  служит недавнее разъяснение финансового ведомства, которое позволяет считать документальным обоснованием правильности учета отчет, утвержденный ответственным лицом организации:  письмо Минфина РФ от 10.04.2014 г. N 03-03-РЗ/16288,   а также письмо налогового ведомства России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852.

Понятие «представительских расходов» приводится  в п.п.22 п.1 и п.2 ст.264 НК РФ, которые при формировании налогооблагаемой базы подлежат нормированию. К сожалению, часто используемые  термины о приеме и  обслуживании, предусмотренные законодательным актом  нечетко раскрывают  их суть.

Во избежание спорных ситуаций с контролирующими инстанциями стоит принимать во внимание разъяснения ведущих ведомств и существующую судебную практику. При установлении необходимых производственных связей со своими партнерами по бизнесу налогоплательщик в целях обоснованного  учета затрат должен их подтверждать конкретными доказательными документами. Наличие программы встречи, с указанием перечня рассматриваемых вопросов производственного характера,  позволит подтвердить характер «официального приема» (Письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Иногда суды все-таки встают на защиту налогоплательщика даже при невыполнении этого условия. Затраты, вызывающие дебаты при их учете организацией, могут подтвердиться п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ и  принимать их надо как  оправданные  расходы.

Налогоплательщику стоит принять во внимание, что:

а) представители любых подразделений самой  организации не относятся к представителям «других компаний» — это то, о чем говорится в ст.264 НК РФ. Подтверждение судебным решением: Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа А33-26560/04-С3-Ф02-4272/06-С1;

б) контрагент может в будущем стать партнером даже тогда, когда договор сразу с ним так и не был заключен (Постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18).

В деятельности юридических лиц  нередко встречаются ситуации, когда требуется организовать конструктивные  диалоги с  партнерами из других регионов. Иногда предполагается провести обсуждения результатов деятельности, научные встречи, форумы и т.д.  Предполагается, что приглашающая сторона  несет расходы за счет собственных средств   по приему приезжающих. Это могут  быть  «проездные» затраты, организация проживания, обеспечение питания, участие в выставках и другое. Тогда организации приходится рассматривать моменты, связанные с формированием налоговой базы, косвенных налогов  по проводимым расходам, так называемым «зарплатным» вопросам.

Страховые взносы по таким затратам начислять не требуется. С приглашенными физическими лицами у организации  договорных отношений нет, значит,  нет базы для начисления указанных взносов (ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Иные налоги требуют дополнительных подтверждений:

1-ый вариант.

«Прибыльный» налог. Средства на передвижение к месту участия в мероприятии, на обеспечение питания и места проживания «делегатов» партнерских встреч при исчислении налога организацией не учитываются. Минфин «разрешает» уменьшить базу по исчислению налога на прибыль на затраты по приезду-отъезду к месту мероприятий. А вот перелеты и переезды, включая перемещения «к» и «от» аэропортов, вокзалов финансисты  предлагают оплачивать за счет самого приглашенного участника (приглашенной организации, физического лица). Подтверждение: письмо Минфина от 17.09.2012 N 03-03-06/2/107 и аналогичные письма, опубликованные финансовым ведомством. Существующий состав представительских расходов не подлежит расширению, и расходы по передвижению, еде и жилью, связанные с  принятием партнеров, в нем не указаны.

Входной НДС по расходам, обеспечивающим приезд/отъезд, еду и приемлемые жилищные условия  для прибывающих деловых обсуждений,  вычету не подлежат. Воспользоваться условиями п. 7 ст. 171 НК РФ, позволяющими учесть затраты при оценке налога на прибыль нельзя, финансовое и фискальное ведомства запрещают делать это.

НДФЛ с перечисленных затрат платится налоговым агентом,  встречающей стороной, произведшей затраты. Налоговое ведомство считает все полученное участником мероприятия, доходом в натуральной форме (п. 1 ст. 210, подпункт 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).  Ряд писем Минфина РФ, ФНС в 2007 – 2013 годах подтверждает взимание налога, не оставляя сомнений.

Практически денежных выплат такому физическому лицу нет, и  налогоплательщик не сможет  сделать  удержание НДФЛ из его дохода. Организация после окончания года составляет справку 2-НДФЛ с заполнением всех необходимых данных, своевременно представляет ее  в свою налоговую инспекцию, указанные справки – дублирует и направляет физическим лицам, получателям дохода, впоследствии направляющими декларацию по форме 3-НДФЛ в свою налоговую инспекцию (место жительства) и уплачивающими налог в бюджет.

Налог НДФЛ физическое лицо (участник) может не платить, если организатор (юридическое лицо) сделает подарок в виде денежных средств не более  4000 рублей, на основании письменного договора. Имеется письмо финансового ведомства от 08.05.2013 N 03-04-06/16327 в подтверждение сказанному.

Если организация оформит физическому лицу подарок договором дарения в письменном виде, чтобы «компенсировать»  налоговое обязательство физического лица, и «подаренные деньги» не будут превышать 4000 руб. в налоговый период (год), то тогда физическое лицо не делает никаких перечислений и справка 2-НДФЛ  не требуется для отсылки в фискальный орган. Подтверждение  правомерности: разъяснения Минфина РФ от 08.05.2013 N 03-04-06/16327, от 22.04.2013 N 03-04-06/13731.

Но не все участники проводимых мероприятий  могут на это согласиться.

2-ой вариант (может вызвать споры с проверяющими инстанциями)

«Прибыльный» налог. Основная задача – подтвердить, что все  израсходованное на встречу гостей при проведении мероприятия, нацелено на укрепление деловых связей, получение положительного результата от диалога с партнерами и должно служить  для организации-инициатора повышением эффективности его производства. Затраты должны быть целесообразными и обоснованными (подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) – это основной аргумент, когда трудно сделать оценку рациональности принятого о проведении мероприятия решения. Денежные расходы по организации деловых встреч  законодательством по налогам относятся к производственным расходам, связанным с реализацией.

Основное – подтвердить  реальность расходов, указанную в  статье 264 НК РФ, не оценивающуюся напрямую с точки зрения налогового подтверждения и обоснованной потребности для  деятельности юридического лица. Элемент расходов по организации указанных мероприятий  правомерно отнесен к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Если не получится доказать правильность выбранной организацией позиции проверяющим инстанциям, то, вероятнее всего, арбитром будет выступать судебный орган. Есть вероятность того, что судьи  поддержат  выбранное организацией решение, которое и потребует доказательности.

Входной НДС. Подтверждение обоснованности вычета входного НДС потребует несколько дополнительных условий: рассматриваемые услуги  должны быть приняты налогоплательщиком как операции, нашедшие отражение в учете организации,  счета- фактуры должны присутствовать  обязательно.

НДФЛ. Так как произведенные расходы проводятся для получения, прежде всего, положительного эффекта для самой организации-инициатора встречи, без присутствия прямых интересов физического лица-участника, то налог   начислять не нужно. Письмо налоговиков от 25.03.2011 N КЕ-3-3/926, т.е. документ самого фискала, подтверждает правоту сказанного.

И еще есть один аргумент в пользу этой позиции: физическое лицо выполняет распоряжение отправляющего работодателя, не в своих личных интересах, при этом, затратная часть мероприятия оплачивается принимающей стороной, сотрудником которой он не является. Возникновение «доходной суммы»  не должно ставиться в зависимость от того, чья сторона предоставила сторонам возможность общения.

Оформление документов.

Подтверждающие документы – предмет постоянных споров налогоплательщика с проверяющими инстанциями. Одним из важнейших действий приглашающей стороны является отправка писем-приглашений своим контрагентам-партнерам с подтверждением о том, что предстоящие расходы инициатор мероприятия берет на себя.

В дополнение к другим  аргументам при проверках, в приглашениях указываются данные о проведении встречи, тематика, ознакомительная программа проведения мероприятия, потенциальная возможность заключения соглашений, договоров и т.д.

Для документального оформления встреч необходимо учесть, что для деловых партнеров характерна и представительская миссия, поэтому стоит помнить о требованиях, предъявляемых к «представительским» первичным документам (ст.264 НК РФ, письмо финансового ведомства от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, письмо  УФНС по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115).

Приказ руководителя коллектива о предстоящей встрече, план ее проведения с указанием числа участников, занимаемые ими должности, смета расходов – дополняющий  список необходимых документов. Вся «первичка», сопровождающая расходы, должна собираться назначенными исполнителями и затем прикладываться к последующим отчетам ответственного сотрудника. Но стоит принять во внимание, что расходы по посещению театров, музеев, экскурсий и других аналогичных мероприятий не уменьшают налог на прибыль (ст. 264 НК РФ и письмо финансистов в январе 2011 года N 03-03-06/1/796).

Кстати, 10 апреля 2014 года финансисты опубликовали конструктивное указание об уменьшении  количества документов по представительским расходам, а в первую декаду  2014 года  выпущено интересное письмо налоговиков, указывающее, что для подтверждения «партнерских»  расходов,  будет достаточно  любого первичного   документа, соответствующего условиям статьи 9 действующего федерального закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ.
Справка: к рассматриваемым первичным учетным документам можно уверенно отнести и кассовые чеки, которые, к сожалению, часто выцветают и не будут приняты в таком виде фискальным органом. Совет дан финансовым ведомством в начале апреля 2007 года: сделать ксерокопировать чек, заверить подписью ответственного лица и печатью налогоплательщика.

Затраты на представительство всегда требовали особого внимания юридических лиц и в настоящее время остаются темой, не дающей финансовой службе  организации ослабить контроль. Четкое отслеживание  выпускаемых разъяснений финансового и налогового  ведомств  помогает организовать  учет налогоплательщика  в соответствии с требованиями  законодательства  и уплате полагающихся налогов в казну государства.

Заказать звонок



Контрольный вопрос:

Срочная консультация
Стоимость одной письменной
консультации – 7000-10000 рублей.

Стоимость одной устной
консультации – 3000-5000 рублей.





Контрольный вопрос: