В настоящее время организации, как правило, стараются применять появившиеся современные финансовые инструменты для оптимального решения производственных задач, как для самого юридического лица, так и для своего сотрудника. Командировка (особенно заграничная), представительские расходы – типичные рабочие ситуации, которые являются наглядным «пособием» для рассмотрения применения корпоративной карты, как оптимального способа решения организационных моментов в производственной деятельности юридического лица.
Нормативная основа для корпоративных карт разработана Центральным Банком РФ в виде Положения от 24. 12. 2004 г. N 266-П, отражающего операции, совершаемые с их использованием. Определение понятия «корпоративная карта»: это платежное средство, помогающее оплатить предполагаемые расходы. Исполняющий банк, с которым организация установила договорные отношения, открывает специальный счет, подтверждает условия пользования картой, в т.ч. лимит расходования средств, устанавливаемый самим клиентом. В банковских документах отражаются все операции, совершенные держателем платежной карты. Расчеты корпоративными картами осуществляются как в российской, так и в иностранной валюте с применений требований валютного законодательства и положения по бухгалтерскому учету (ПБУ 3/2006). После того, как сотрудник организации расплатился за приобретенный товар или потребленную услугу, либо воспользовался наличными денежными средствами, банк проводит соответствующую сумму по карточному счету, списывая деньги в адрес другой стороны-контрагента.
Исполняющий сотрудник. Корпоративная карта открывается на конкретного уполномоченного работника организации (именная карта), но находящиеся на ней средства принадлежат (право собственности) только юридическому лицу. Использованные сотрудником денежные средства, находящиеся на корпоративной карте и предназначенные для командировок, представительских расходов не подлежат обложению НДФЛ у сотрудника, ведь источник расходов является собственностью юридического лица. Изложенное подтверждается содержанием статьи 41 Налогового кодекса РФ (не входит в категорию доходов) и судебным решением ФАС Северо-Западного округа от июля 2011 по делу N А05-11476/2010.
Разновидности карт. Корпоративные карты могут быть нескольких типов: дебетовыми (расчетными) или кредитными, предоплаченными. Лимит, существующий для некоторых карт, установленный организацией и принятый банком в соответствии с заключенным организацией договором, не должен превышаться. При помощи корпоративной карты сотрудник может рассчитываться (вести расчеты) за товары, предоставленные организации услуги, а также снимать наличные деньги для выполнения хозяйственных операций организации с последующим предоставлением оправдательных документов по проведению операций по карте, например, квитанций, слипов, электронных документов при использовании Интернета и т.д.
Дебетовая (расчетная) карта – участвуют собственные деньги клиента, находящиеся на его расчетном счете. Карта может быть именной и – наоборот (по-другому платежное средство «моментального выпуска»). Ограничение у такого вида карт отсутствует, единственное, что может приостановить действия клиента – это наличие средств на самом счете клиента. По этим картам проводятся операции самые различные виды оплат: товары/услуги, наличные расчеты/безналичные, снятие наличных денежных средств. Существует разновидность дебетовых карт: с установленным лимитом овердрафта (кредита банка-эмитента).
Кредитная карта — для этой разновидности корпоративных карт источником всех операций служат кредитные средства кредитной организации-эмитента, устанавливается лимит по кредиту. Лимит зависит от платежеспособности налогоплательщика и устанавливается банком на основании специального расчета. Собственные средства клиента использоваться не могут. Насчет использования возможности именной – неименной – все также как и у дебетовой карты. Безналичные переводы по кредитным картам не осуществляются.
Кредитная карта представляет особый интерес, когда требуется «мобильность» проведения операций при нехватке собственных денежных средств, особенно для малого и среднего бизнеса. Одновременная функция кредитной карты как кредитного и платежного инструмента порождает взаимовыгодный симбиоз банков и юридических лиц. Часто банки предоставляют владельцам кредитных карт льготный бесплатный период пользования, составляющий иногда от 40 до 55 дней. Возникающий вопрос о том, как же кредитная организация в этом случае получает выгоду, сводится к несложному ответу: комиссионные, получаемые от наличия терминалов, доходы от других банков, участвующих в цепочке движения денег, доход от эквайринга. Положительный итог пользования этим платежным инструментом доказан возникшими в более ранние периоды международными платежными системами.
Круглосуточная возможность пользования картой через отделения банков или банкоматы делает ее универсальной при решении многих производственных вопросов: нет процедуры согласования в получении денег, разные способы выдачи средств, возможность выбора оптимальной суммы, в отличии от получения одновременной кредитной суммы, а, следовательно, экономия на процентах.
Предоплаченная карта – этот вид банковской карты появился относительно недавно: «предоплаченные карты», позволяет осуществлять только перевод «электронных денег», а в сумме остатка разрешается выдача наличных, но по таким картам установлен совсем небольшой лимит для проведения операций. Нормативно такая разновидность банковских карт закреплена в Положении ЦБ РФ об эмиссии платежных карт No 266-П и подкреплена ст. 80 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)». Но эмитент – кредитная организация, участвующий в выпуске «предоплаченных карт» обязан обеспечить средствами обслуживающееся банком юридическое лицо по первому его требованию. Клиент, оформляя предоплаченную карту, самостоятельно вносит деньги, необходимые для проведения последующих операций.
Отличительные особенности разновидностей карт. Карты дебетовые и кредитные, появившиеся в более ранние периоды (первая разновидность) отличаются от предоплаченных карт (вторая разновидность) и характерно тем, что:
- первая группа требует открытия банковского счета, вторая разновидность – не требует;
- для первой разновидности карт — операции осуществляются от имени клиента, а для второй разновидности — расчеты ведутся от имени эмитента — кредитной организации.
Оплата расходов банковской картой третьего лица. Приведенная ситуация затрагивается в письме фискалов России в письме от июня 2011 года. Налоговики не против таких расходов, по их мнению, расходы, оплаченные третьим лицом за сотрудника организации, могут уменьшить налог на прибыль. Главное — в последующем, владелец карты должен документально подтвердить возврат израсходованных им средств оригинальными документами (конструктивное письмо, расписка, платежные документы, кассовый документ и т.д.). Работник, которому предстоят производственные расходы, должен быть ознакомлен с этим условием, в т.ч. с обязательным присутствием в них его фамилии. В случае использования при оплате услуг бланков строгой отчетности (БСО), условие о подтверждении личности держателя карты остается в силе. Справки, выписки со счета кредитной карты и др. могут служить лишь дополнением к БСО, но не основными подтверждающими расходы документами. Это утверждение можно прочитать в письме Минфина России в октябре 2009 года.///
Учет (бухгалтерский) – кратко. Отражение операций по банковским корпоративным картам не вызывает затруднений у организаций. Инструкция по применению плана счетов позволяет отражать операции по перемещению денежных средств на таких картах в российской и иностранной валюте на специальном счете, в т.ч. на счете 55 «Специальные счета в банках». Банковская карта – это средство платежа, при котором для отражения операций в учете используется целый ряд счетов, в том числе 71, 60, 10, 20, 26, 41, 19, 68 в зависимости от того, отражаются ли авансовые отчеты или операции движения по выписке банка.
Сведения об открытии банковского счета. Ранее в позиции финансового и фискального ведомств существовало требование об обязательном сообщении соответствующим инстанциям сведений по открытию счета для проведения операций, связанных с использованием корпоративных карт. Это утверждение официальными ведомствами основывалось на применении п.п. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ и подкреплялось рядом писем, например, в декабре 2008 года вышло конкретное разъяснение финансистов по этому поводу. Суды, напротив, излагали иную точку зрения и часто вставали на сторону налогоплательщиков, вопреки логике ведомств, ссылаясь на разную правую природу основных в пользовании счетов и специфичного «карточного» счета.
Федеральный закон от 02.04.2014 N 52-ФЗ внес коррективы в основной налоговый документ (НК РФ) и вышеназванная ссылка на ст.23 НК РФ утратила свое действие и одновременно исчезла обязанность налогоплательщиков о сообщении открытия (закрытия) счетов. В этот же день вышел в свет Федеральный закон N 59-ФЗ, который с 01.05.2014 закрепил такую же позицию в отношении страховых фондов. Теперь эта «миссия» по сообщению возложена только на кредитные организации. Очередная ответственность снята с организаций, автоматически закрепив мнение многих судебных инстанций.
Очевидная привлекательность корпоративных карт способствует их широкому применению в производственно-хозяйственной деятельности налогоплательщиков, завоевывая еще большие симпатии благодаря удобству пользования, экономическому эффекту и оптимизации работы персонала организаций.